Workflow ธุรกิจนำเข้าส่งออก แบบเข้าใจง่าย
การจัดการระบบโลจิสติกส์ให้มีประสิทธิภาพนั้น สิ่งสำคัญที่สุดคือการทำความเข้าใจ Workflow ธุรกิจนำเข้าส่งออก ตั้งแต่ต้นน้ำไปจนถึงปลายน้ำครับ เพราะทุกบทบาทในห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) ล้วนมีความเกี่ยวข้องกันอย่างลึกซึ้ง
วันนี้เราจะมาเจาะลึกการเรียงลำดับความสำคัญและขั้นตอนการทำงาน แบ่งออกเป็น 5 ลำดับขั้นหลัก ตามหน้าที่ความรับผิดชอบ เพื่อให้คุณเห็นภาพการไหลของงาน (Workflow) ได้อย่างชัดเจนที่สุดครับ
5 ลำดับขั้นสำคัญใน Workflow ธุรกิจนำเข้าส่งออก
1. ลำดับคู่ค้าและข้อตกลง (Shipper / Consignee / Trade)
นี่คือ “ต้นน้ำ” ผู้กำหนดเงื่อนไขและความต้องการทั้งหมดของการขนส่งรอบนั้นๆ:
- Shipper (ผู้ส่งสินค้า/ผู้ส่งออก): มีหน้าที่เตรียมสินค้า แพ็กสินค้าให้เรียบร้อย และจัดทำเอกสารสำคัญ เช่น ใบกำกับสินค้า (Invoice) และ Packing List
- Consignee (ผู้รับสินค้า/ผู้นำเข้า): มีหน้าที่รอรับสินค้าที่ปลายทาง ตรวจสอบความถูกต้อง และชำระค่าสินค้า
- Trade (เงื่อนไขทางการค้า / Incoterms): เป็นข้อตกลงร่วมกัน (เช่น FOB, CIF, EXW) เพื่อกำหนดว่าความรับผิดชอบของแต่ละฝ่ายสิ้นสุดที่จุดไหน และใครเป็นคนจ่ายค่าจ้างรถบรรทุก
2. ลำดับประสานงานและพิธีการ (Freight Forwarder / ชิปปิ้ง)
เมื่อได้ข้อตกลงทางการค้าแล้ว กลุ่มนี้จะเป็นผู้รับโจทย์มาบริหารจัดการต่อ:
- หน้าที่หลัก: จองพื้นที่เรือหรือเครื่องบิน (Booking) จัดการเอกสาร B/L (Bill of Lading) และดูแลเรื่องพิธีการศุลกากร (Customs Clearance) ทั้งขาเข้าและขาออก
- การประสานงาน: Customer Service จะเป็นคนเปิดใบงาน (Job) และติดต่อ “บริษัทรถบรรทุก” เพื่อจัดหารถไปรับสินค้าที่โรงงาน หรือที่ท่าเรือ/สนามบิน
3. ลำดับบริหารการขนส่งทางบก (Transport Planner / เจ้าหน้าที่จัดรถ)
เมื่อบริษัทรถบรรทุกได้รับการว่าจ้าง ข้อมูลจะถูกส่งต่อมาที่ฝ่ายปฏิบัติการขนส่ง (Operations) ทันที:
- วางแผนและจัดรถ: ดูภาพรวมออเดอร์ทั้งหมด เลือกประเภทรถบรรทุกให้เหมาะกับสินค้า (เช่น 4 ล้อ, 6 ล้อ, 10 ล้อ หรือรถลากตู้คอนเทนเนอร์) และวางแผนเส้นทางเพื่อประหยัดต้นทุน
- บริหารเวลา: ตรวจสอบเวลาที่เรือเข้า (ETA) หรือเวลาที่ต้องคืนตู้สินค้า (Closing Time) อย่างแม่นยำ เพื่อป้องกันการเกิดค่าปรับ (Demurrage/Detention) ก่อนส่งใบสั่งงานให้หน้าลานต่อไป
4. ลำดับควบคุมและสั่งการ (Fleet Supervisor / หัวหน้าหน้าลาน)
ตัวกลางสำคัญที่สุดในการเปลี่ยน “แผนงานในกระดาษ” ให้กลายเป็นการ “ปฏิบัติงานจริง”:
- จ่ายงาน (Dispatch): มอบหมายใบงาน (Job Order) ให้คนขับรถแต่ละคน พร้อมระบุสถานที่ เวลา และข้อควรระวัง
- ตรวจสอบความพร้อม: ตรวจสภาพรถบรรทุก ตรวจความถูกต้องของใบขับขี่ (ท.2, ท.3, ท.4) รวมถึงความพร้อมของร่างกายคนขับ
- แก้ปัญหาหน้างาน: ประสานงานกับ Forwarder หากตู้สินค้าเสียหาย เอกสารไม่ครบ หรือการจราจรติดขัดจนเข้าท่าเรือไม่ทัน
5. ลำดับปฏิบัติการหน้างาน (Truck Driver / คนขับรถบรรทุก)
ผู้ขับเคลื่อนสินค้าจริงในขั้นตอนสุดท้าย (Last Mile Delivery) ซึ่งความรับผิดชอบสูงสุดคือ “ความปลอดภัยและเวลา”
- งานส่งออก (Export): ไปรับตู้เปล่าจากลาน > นำไปให้ Shipper โหลดสินค้า > ซีลตู้ > ลากตู้ไปคืนที่ท่าเรือตามกำหนดเวลา
- งานนำเข้า (Import): นำเอกสารไปรับตู้สินค้าจากท่าเรือ > ลากไปส่งให้ Consignee เปิดตู้ > นำตู้เปล่ากลับไปคืนที่ลาน
- การรายงานผล: ขับขี่ตามกฎจราจรและรายงานสถานะ (Check-in) เป็นระยะ จนกว่าจะส่งมอบสำเร็จและให้ลูกค้าเซ็นรับเอกสารใบส่งสินค้า (Delivery Order)
เชื่อมต่อทุก Workflow ให้ลื่นไหล ไร้รอยต่อด้วย TTMoC ERP
จะเห็นได้ว่า Workflow ธุรกิจนำเข้าส่งออก นั้นเต็มไปด้วยการประสานงานหลายฝ่าย หากการส่งต่อข้อมูลสะดุดเพียงจุดเดียว อาจหมายถึงความล่าช้าและต้นทุนที่บานปลาย
เพื่อลดข้อผิดพลาดในการทำงาน คุณสามารถใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการ อย่างเช่น ระบบ e-POD คืออะไร? เปลี่ยนใบส่งสินค้าให้เป็นดิจิทัล จบปัญหาบิลหาย ซึ่งจะช่วยให้คนขับรถบรรทุกในขั้นตอนสุดท้าย สามารถส่งหลักฐานการจบงานผ่านแอปพลิเคชันเข้าสู่ระบบส่วนกลางได้ทันที
ให้ฝ่ายจัดรถ หน้าลาน และบัญชี ทำงานบนข้อมูลชุดเดียวกันแบบ Real-time
ทดลองใช้ ระบบ TMS บริหารงานขนส่ง จาก TTMoC ฟรี!
