วิธีบริหาร “รถร่วมขนส่ง” (Subcontractor) ให้งานเป๊ะ ลูกค้าประทับใจ กำไรไม่หด
เมื่อธุรกิจโลจิสติกส์เติบโตจนถึงจุดที่ “งานล้นมือ” และรถของบริษัท (Own Fleet) วิ่งไม่ทัน ทางออกที่ผู้ประกอบการมักเลือกใช้เพื่อขยายขีดความสามารถคือการจ้างซับคอนแทรคเตอร์ (Subcontractor) มารับช่วงต่อ แต่การจะ บริหารรถร่วมขนส่ง ให้ได้มาตรฐานเดียวกับรถของเราเองนั้น ถือเป็นความท้าทายอย่างมากในวงการโลจิสติกส์
การใช้รถร่วมช่วยให้คุณรับงานได้ไม่จำกัดโดยไม่ต้องลงทุนซื้อรถบรรทุกเพิ่มก็จริง แต่ดาบสองคมของการจ้างรถร่วมคือ “การควบคุมคุณภาพและระบบบัญชีที่วุ่นวาย” วันนี้เราจะมาดูวิธีจัดการซับคอนแทรคเตอร์ให้ทำงานได้เป๊ะ ลูกค้าประทับใจ และป้องกันปัญหากำไรหดหายกันครับ
3 ปัญหาปวดใจ เมื่อขาดระบบ บริหารรถร่วมขนส่ง ที่ดี
“ปัญหาคลาสสิกของการจ้างรถร่วมขนส่ง คือความล่าช้าในการส่งคืนเอกสารหลังจบงาน ทำให้บริษัทตามเก็บเงินจากลูกค้า (Shipper) ได้ช้าลงไปด้วย เพื่ออุดรอยรั่วนี้ คุณสามารถยกระดับการทำงานด้วยการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วย โดยสามารถศึกษาเพิ่มเติมได้ที่บทความ ระบบ e-POD คืออะไร? เปลี่ยนใบส่งสินค้าให้เป็นดิจิทัล จบปัญหาบิลหาย ซึ่งจะช่วยให้คนขับรถร่วมสามารถส่งหลักฐานการจบงานผ่านมือถือได้ทันที ออฟฟิศเห็นข้อมูลปุ๊บ ทำจ่าย-วางบิลได้ปั๊บครับ”
เจ้าของธุรกิจขนส่งหลายท่านคงเคยเจอปัญหาเหล่านี้เวลาจ่ายงานให้ซับคอนแทรคเตอร์:
- ตามสถานะไม่ได้ (Blind Spot): รถร่วมมักไม่ค่อยอัปเดตสถานะ ฝ่ายหน้าลานไม่รู้เลยว่าตอนนี้รถไปถึงไหนแล้ว พอลูกค้าโทรมาตามของ เราก็ตอบไม่ได้ ต้องคอยโทรจิกคนขับจนพนักงานหมดพลังงาน
- มาตรฐานการบริการไม่คงที่: คนขับรถร่วมไปถึงหน้างานสาย แต่งกายไม่สุภาพ หรือพูดจาไม่ดีกับลูกค้า ทำให้บริษัทต้นทางของคุณเสียชื่อเสียง เพราะลูกค้ามองว่าเป็นบริการจากบริษัทของคุณ
- ปัญหาฝั่งบัญชีและภาษี: ตอนสิ้นเดือน รถร่วมส่งบิลมาเก็บเงิน (AP) ฝ่ายบัญชีต้องมานั่งเช็กว่างานนี้วิ่งจริงไหม และต้องวุ่นวายกับการออกใบหัก ณ ที่จ่าย 1% (50 ทวิ) แบบแมนนวล ซึ่งทำให้เสียเวลาและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย
วิธีจัดการซับคอนแทรคเตอร์ให้ได้มาตรฐานและมีกำไร
1. ทำทะเบียนประวัติรถร่วมให้เป็นระบบ (Vendor Onboarding)
อย่าจ้างรถร่วมแบบปากเปล่า คุณต้องมีฐานข้อมูลรถร่วมที่ลงทะเบียนไว้อย่างชัดเจน เก็บข้อมูลสำเนาบัตรประชาชนคนขับ, ทะเบียนรถ, รูปถ่ายรถ และประกันภัยสินค้า เพื่อเป็นหลักประกันความปลอดภัย หากเกิดอุบัติเหตุหรือของหาย จะได้ตามตัวผู้รับผิดชอบได้ ทั้งนี้สามารถตรวจสอบสถานะนิติบุคคลของพาร์ทเนอร์เพิ่มเติมได้ที่ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD)
2. กำหนดอัตรากำไร (Margin) ตั้งแต่ตอนจ่ายงาน
ก่อนจะโยนงานให้รถร่วม ฝ่ายจัดคิวต้องรู้ทันทีว่า งานนี้เรารับลูกค้ามาในราคาเท่าไหร่ (รายรับ) และเราไปจ้างรถร่วมในราคาเท่าไหร่ (ต้นทุน) เพื่อให้แน่ใจว่าส่วนต่าง (Margin) ยังคงเหลือเพียงพอเป็นกำไรเข้าบริษัท การนำ ระบบ TMS เข้ามาช่วยจะทำให้ผู้บริหารเห็นตัวเลขเหล่านี้แบบเรียลไทม์
3. วางกฎเกณฑ์การวางบิลที่เข้มงวด
แจ้งรถร่วมให้ชัดเจนว่า “ต้องนำเอกสารใบรับสินค้า (POD) ตัวจริง ที่ลูกค้าเซ็นสมบูรณ์แล้ว มาแนบการวางบิลเท่านั้น” หากเอกสารไม่ครบ บริษัทจะไม่อนุมัติการจ่ายเงิน เพื่อดัดนิสัยการทิ้งงานและป้องกันเอกสารสูญหาย
“แม้จะเป็นรถร่วมที่เราไม่ได้เป็นเจ้าของ แต่หากเกิดอุบัติเหตุหรือถูกตำรวจจับเพราะเอกสารขาด ย่อมส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์และงานของบริษัทโดยตรง ดังนั้นผู้จัดการฟลีทรถควรมีระบบตรวจสอบสถานะของรถทุกคันอย่างเข้มงวด คุณสามารถดูแนวทางเพิ่มเติมได้ในบทความ วิธีจัดการคิวซ่อมบำรุง และต่อภาษี พ.ร.บ. รถขนส่ง ไม่ให้พลาดโดนปรับ! เพื่อใช้เป็นมาตรฐานในการคัดกรองและบริหารจัดการทั้งรถหัวลากของบริษัทเองและรถของ Subcontractor ให้อยู่ในสภาพพร้อมทำงาน 100% ครับ”
ยกระดับการ บริหารรถร่วมขนส่ง ด้วยระบบ TTMoC ERP
จบปัญหาการตามงานและการทำบัญชีรถร่วมที่วุ่นวาย ด้วยฟีเจอร์ Subcontractor Management จากซอฟต์แวร์ TTMoC:
- ระบบ Vendor Database: จัดเก็บข้อมูลรถร่วมและบริษัทซับคอนแทรคเตอร์ทั้งหมดไว้ในระบบส่วนกลาง ค้นหาง่าย และตั้งเรทราคามาตรฐานได้ทันที
- เปรียบเทียบกำไรรายทริป (Job Costing): เมื่อคุณจ่ายงานให้รถร่วม ระบบจะแสดงตัวเลขทันทีว่า คุณรับงานมาเท่าไหร่ จ้างรถร่วมเท่าไหร่ เหลือกำไรเท่าไหร่ ป้องกันปัญหาการจ้างรถร่วมแพงกว่าค่าจ้างที่ได้รับมา
- เชื่อมโยงโปรแกรมบัญชีอัตโนมัติ: เมื่อรถร่วมวิ่งงานเสร็จ ฝ่ายบัญชีสามารถดึงข้อมูลมาตั้งเป็น “เจ้าหนี้การค้า (AP)” และสั่งพิมพ์หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ได้ทันที ลดภาระงานเอกสารซ้ำซ้อน
ขยายธุรกิจรับงานได้ไม่อั้น คุมรถร่วมได้อยู่หมัด ด้วยระบบ TTMoC
ทดลองใช้ระบบ บริหารรถร่วมขนส่ง ฟรี!
