สรุป เอกสารการนำเข้าส่งออก ที่สำคัญ เช่น B/L, Commercial Invoice, และใบขนสินค้า
เอกสารการนำเข้าส่งออก
คือสิ่งที่มีค่าพอๆ กับสินค้าที่อยู่ในตู้คอนเทนเนอร์ครับ! ในวงการโลจิสติกส์ การที่รถบรรทุกนำสินค้าไปถึงที่หมายได้อย่างปลอดภัยเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของความสำเร็จ เพราะอีกครึ่งหนึ่งคือความถูกต้องครบถ้วนของเอกสาร หากสูญหายเพียงใบเดียว อาจหมายถึงการโดนปรับ กักสินค้า หรือเก็บเงินลูกค้าไม่ได้เลยวันนี้ TTMoC จะมาสรุปให้ฟังว่ามีเอกสารสำคัญใบไหนบ้างที่เถ้าแก่ ฝ่ายบัญชี และคนขับรถ “ห้ามทำหายเด็ดขาด” พร้อมวิธีรับมือกับปัญหานี้ครับ
4 เอกสารการนำเข้าส่งออก ที่ห้ามทำหายเด็ดขาด
1. ใบตราส่งสินค้าทางทะเล (Bill of Lading – B/L)
นี่คือเอกสารที่สำคัญที่สุด! เพราะ B/L เป็นเหมือน “โฉนด” ของสินค้า หากผู้นำเข้าไม่มี B/L ตัวจริงไปแสดง ก็จะไม่สามารถไปออกเอกสารเพื่อรับของออกจากท่าเรือได้ การทำใบนี้หายถือเป็นเรื่องใหญ่ที่ต้องใช้เวลาและมีค่าใช้จ่ายในการขอออกใหม่ที่ค่อนข้างสูง2. อินวอยซ์และแพ็กกิ้งลิสต์ (Commercial Invoice & Packing List)
เอกสารที่ระบุรายละเอียดของสินค้า มูลค่า และน้ำหนัก ใช้สำหรับการสำแดงต่อกรมศุลกากร หากรายละเอียดในเอกสารนี้ไม่ตรงกับสินค้าจริง หรือสูญหายระหว่างทาง จะทำให้ไม่สามารถทำพิธีการศุลกากรเพื่อเคลียร์ของออกจากท่าได้3. ใบขนสินค้า (Customs Declaration)
เอกสารสำคัญที่แสดงว่าเราได้ทำพิธีการศุลกากรและเสียภาษีอย่างถูกต้องแล้ว บริษัทจำเป็นต้องเก็บใบขนสินค้าตัวจริงไว้เป็นหลักฐาน เผื่อกรณีที่กรมศุลกากรขอตรวจสอบย้อนหลัง หากไม่มีให้ตรวจอาจโดนค่าปรับบานปลายครับ4. ใบสั่งปล่อยสินค้า (Delivery Order – D/O) และ EIR
หลังจากเคลียร์เรื่อง B/L และค่าใช้จ่ายกับสายเรือเรียบร้อย จะได้ใบ D/O มาเพื่อให้คนขับรถบรรทุกนำไปยื่นที่ท่าเรือเพื่อรับตู้สินค้า (รวมถึงใบ EIR ที่ใช้รับ/คืนตู้ที่ลาน) หากคนขับทำใบเหล่านี้ตกหล่น จะไม่สามารถเอาตู้เข้า-ออกจากลานได้เลยจบปัญหา เอกสารการนำเข้าส่งออก สูญหายด้วย TTMoC ERP
ความเสี่ยงที่สุดของการใช้ “กระดาษ” คือมันสามารถปลิวหาย เปียกน้ำ หรือลืมไว้หน้ารถได้ง่ายๆ ซึ่งส่งผลกระทบโดยตรงต่อการวางบิลและการดำเนินงานของบริษัทยกระดับการจัดการงานด้วยระบบ TTMoC ERP ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจขนส่งโดยเฉพาะ:- เก็บหลักฐานเป็นดิจิทัล (Digital Archive): คนขับรถสามารถถ่ายรูปเอกสารหน้าลานหรือ e-POD แล้วอัปโหลดเข้าระบบทันที ข้อมูลจะถูกเก็บอย่างปลอดภัยบนคลาวด์ ไม่มีวันหาย
- ค้นหาง่าย วางบิลไว: ฝ่ายบัญชีไม่ต้องรื้อแฟ้มกระดาษ สามารถค้นหาข้อมูลที่ผูกกับ Job Order และดึงไปออก Invoice ได้ทันที
- ทำงานเชื่อมกันแบบ Real-time: ลดรอยต่อระหว่างหน้าลานและออฟฟิศ ข้อมูลทุกอย่างอัปเดตตรงกันผ่านระบบเดียว
บอกลาปัญหากระดาษหาย แล้วเปลี่ยนมาใช้ระบบขนส่งดิจิทัล 100%
แอดไลน์ปรึกษาการใช้ระบบ TTMoC ฟรี!
