ใบวางบิล Billing Note คืออะไร? สำคัญแค่ไหนในธุรกิจขนส่ง
ใบวางบิล Billing Note
คือเอกสารสรุปยอดค่าใช้จ่ายที่บริษัทขนส่งส่งให้ลูกค้า เพื่อแจ้งให้ทราบว่าในรอบบิลนั้นๆ มีค่าบริการขนส่งตู้คอนเทนเนอร์รวมทั้งหมดเท่าไหร่ ถือเป็นเอกสารสำคัญที่เป็นเสมือน “ปราการด่านสุดท้าย” ก่อนที่บริษัทจะได้รับเงินสดเข้ามาหมุนเวียนในธุรกิจครับวันนี้ TTMoC จะพาเถ้าแก่และฝ่ายบัญชีมาเจาะลึกความสำคัญของเอกสารใบนี้ และวิธีอุดรอยรั่วไม่ให้ยอดเงินตกหล่นจากการเก็บค่าขนส่งครับ!
ความสำคัญของ ใบวางบิล Billing Note ในงานขนส่ง
ในธุรกิจรถบรรทุกตู้คอนเทนเนอร์ ลูกค้าส่วนใหญ่มักจะใช้บริการหลายทริปในหนึ่งเดือน ฝ่ายบัญชีจึงไม่นิยมเรียกเก็บเงินเป็นรายเที่ยว (เว้นแต่งานเงินสด) แต่จะใช้วิธีรวบรวม ใบสั่งงาน (Job Order) และ ใบส่งสินค้า (POD) ทั้งหมดที่เกิดขึ้นในรอบเดือนนั้น มาสรุปยอดรวมกันในเอกสารเพียงใบเดียว เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและทำจ่ายของฝั่งลูกค้าปัญหาคลาสสิกที่ทำให้ “วางบิลไม่ครบ หรือ วางบิลช้า”
ปัญหาส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดจากฝ่ายบัญชีคำนวณเลขผิดครับ แต่เกิดจาก “เอกสารต้นทาง” ไม่สมบูรณ์:- บิลหน้าลานหาย: คนขับรถทำใบ POD หรือ EIR สูญหาย ทำให้บัญชีไม่มีหลักฐานไปตั้งเบิก ลูกค้าก็ปฏิเสธการจ่ายเงินทริปนั้น
- สรุปยอดตกหล่น: การใช้คนมานั่งไล่คีย์ข้อมูลจากกระดาษหลายสิบใบลงใน Excel มีโอกาสสูงมากที่จะคีย์รายการงานตกหล่น ทำให้บริษัทขาดทุนโดยไม่รู้ตัว
- รอบบิลดีเลย์: กว่าคนขับจะเอาเอกสารมาส่ง กว่าบัญชีจะรวบรวมเสร็จ ทำให้ส่งเอกสารให้ลูกค้าไม่ทันรอบตัดจ่าย ต้องรอเงินไปอีก 30-60 วัน!
ออกเอกสารให้เป๊ะและไวด้วย TTMoC ERP
จะดีกว่าไหม? ถ้าขั้นตอนที่ยุ่งยากและเสี่ยงต่อการขาดทุนนี้ ถูกจัดการด้วยระบบคอมพิวเตอร์แบบ 100%ระบบขนส่ง TTMoC ERP ช่วยให้ฝ่ายบัญชีทำงานง่ายขึ้นหลายเท่าตัว:- แปลงข้อมูลเป็น Invoice อัตโนมัติ: ระบบจะดึงข้อมูลจาก Job Order ที่วิ่งงานสำเร็จแล้ว มาสร้างเป็นใบแจ้งหนี้ให้ทันที ไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ ลดข้อผิดพลาด
- e-POD ผูกติดกับงานเสมอ: หลักฐานการส่งของและรูปถ่ายหน้าลานจะถูกแนบไว้ในระบบดิจิทัล ฝ่ายบัญชีสามารถดึงมาประกอบการตั้งเบิกได้ทันที ไม่ต้องรอกระดาษ
- ติดตามสถานะการจ่ายเงิน: Dashboard ของระบบช่วยเตือนได้ว่ารายการไหนถึงกำหนดชำระแล้ว และรายการไหนที่ลูกค้ายังค้างจ่าย
อุดรอยรั่วของรายได้ ออกเอกสารไว เก็บเงินได้ครบถ้วน
แอดไลน์ปรึกษาการใช้ระบบบัญชีขนส่ง TTMoC ฟรี!
