ทำความเข้าใจกับ Packing List (ใบรายการบรรจุหีบห่อ) คืออะไร
ทำความเข้าใจกับ Packing List
ในวงการนำเข้า-ส่งออกและโลจิสติกส์ เอกสารที่มักจะถูกตีคู่มาพร้อมกับใบแจ้งหนี้สินค้า (Commercial Invoice) เสมอก็คือ ใบรายการบรรจุหีบห่อ หรือ Packing List ครับ หาก Invoice คือเอกสารที่บอกเรื่อง “ราคา” ตัว Packing List ก็คือเอกสารที่บอกเรื่อง “กายภาพ” ของสินค้าทั้งหมด
สำหรับเถ้าแก่รถบรรทุกและหัวหน้าหน้าลาน (Dispatcher) การอ่านเอกสารใบนี้ให้ขาด ถือเป็นเรื่องสำคัญมากที่จะช่วยป้องกันปัญหารถบรรทุกน้ำหนักเกิน หรือจัดรถผิดประเภท วันนี้ TTMoC จะพามาเจาะลึกเอกสารใบนี้กันครับ
สรุปและ ทำความเข้าใจกับ Packing List ว่าบอกข้อมูลอะไรเราบ้าง?
Packing List ที่ดีและได้มาตรฐานสากล จะต้องระบุข้อมูลสำคัญที่ฝ่ายจัดรถและลานบรรจุสินค้า (Stuffing) ต้องนำไปใช้ต่อ ดังนี้ครับ:
1. ข้อมูลและลักษณะของหีบห่อ (Package Description)
ระบุชัดเจนว่าสินค้าถูกบรรจุมาในรูปแบบใด เช่น เป็นกล่องกระดาษ (Cartons) เป็นพาเลท (Pallets) หรือเป็นถัง (Drums) รวมถึงบอกจำนวนชิ้นทั้งหมด (Total Quantity) เพื่อให้คนขับรถและจุดรับของตรวจนับได้ตรงกัน ป้องกันสินค้าสูญหาย2. น้ำหนักสุทธิและน้ำหนักรวม (Net Weight & Gross Weight)
นี่คือจุดที่คนทำธุรกิจรถบรรทุกต้องดูให้ดี! น้ำหนักรวม (Gross Weight) จะบอกว่าสินค้าบวกกับพาเลทแล้วหนักเท่าไหร่ เพื่อให้ฝ่ายจัดรถประเมินได้ว่าต้องใช้รถ 6 ล้อ, 10 ล้อ หรือรถหัวลากหางพื้นเรียบ และป้องกันไม่ให้น้ำหนักเกินพิกัดที่ด่านชั่งกำหนด3. ขนาดและปริมาตร (Dimensions & CBM)
บอกความกว้าง ยาว สูง ของหีบห่อ และคำนวณปริมาตรรวมเป็นลูกบาศก์เมตร (CBM) ข้อมูลนี้สำคัญมากสำหรับการคำนวณพื้นที่ในตู้คอนเทนเนอร์ หรือพื้นที่บนหางพ่วง ว่าจะสามารถเรียงสินค้าได้กี่ชั้นและใช้พื้นที่เต็มพอดีหรือไม่จัดการเอกสาร Packing List และงานขนส่งให้เป็นระบบด้วย TTMoC ERP
ปัญหาคลาสสิกของพนักงานรถบรรทุกคือ “เอกสารเยอะจนสับสน” บางครั้งคนขับทำ Packing List หล่นหายระหว่างทาง ทำให้ลูกค้าปลายทางไม่สามารถตรวจนับสินค้าเพื่อเซ็นรับ (POD) ได้ยกระดับการจัดการเอกสารให้เป็นดิจิทัลด้วย TTMoC ERP:- แนบไฟล์เอกสารรวมศูนย์ (Centralized Document): ฝ่าย Operation สามารถแนบไฟล์ Packing List ฉบับดิจิทัล (PDF/รูปภาพ) เข้าไปใน Job Order ได้เลย คนขับสามารถเปิดดูรายละเอียดสินค้าผ่านสมาร์ทโฟนได้ตลอดเวลา หมดปัญหาเอกสารหาย
- ลดการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน (Zero Data Redundancy): ระบบสามารถดึงข้อมูลจำนวนและน้ำหนักสินค้าที่อ้างอิงจาก Packing List ไปสร้างเป็นใบกำกับการขนส่ง (Waybill) หรือ e-POD ได้โดยอัตโนมัติ ลดความผิดพลาดจากคนทำงาน (Human Error)
- เชื่อมต่อระบบวางบิล: เมื่อจบงานและแนบหลักฐานการส่งมอบครบถ้วน ข้อมูลทั้งหมดจะวิ่งตรงไปที่ฝ่ายบัญชีเพื่อออกใบแจ้งหนี้ (Billing Note) ได้ทันที รวดเร็วและแม่นยำ
จัดการเอกสารขนส่งไม่ให้ตกหล่น จบงานไว เก็บเงินลูกค้าได้เป๊ะ
แอดไลน์ปรึกษาการใช้ระบบจัดการโลจิสติกส์ TTMoC ฟรี!
