สรุป 4 เอกสารการขนส่ง ที่สำคัญที่สุด ทำหายทีไรวางบิลไม่ได้!
เอกสารการขนส่ง
นี่คือหัวใจสำคัญของการทำธุรกิจรถบรรทุกตู้คอนเทนเนอร์ เพราะการวิ่งงานหน้าลานไม่ใช่แค่นำของจากจุด A ไปส่งจุด B แล้วจบ แต่เอกสารเหล่านี้คือสิ่งที่จะยืนยันว่า “บริษัทจะเก็บเงินลูกค้าได้เมื่อไหร่”ปัญหาที่เถ้าแก่และฝ่ายบัญชีมักจะปวดหัวที่สุดคือ บิลหาย บิลเปียกน้ำ หรือคนขับลืมเอาเอกสารกลับมาส่งที่ออฟฟิศ ทำให้กระบวนการวางบิลสะดุดและกระแสเงินสดจม วันนี้ TTMoC ขอพาไปทำความรู้จักกับ 4 เอกสารสำคัญที่คนทำธุรกิจนี้ต้องจัดการให้เป๊ะครับ!
4 เอกสารการขนส่ง ที่เถ้าแก่และฝ่ายบัญชีต้องรู้
1. ใบสั่งงานขนส่ง (Job Order)
จุดเริ่มต้นของงานทุกทริป! เอกสารนี้ต้องระบุต้นทาง ปลายทาง ทะเบียนรถ ชื่อคนขับ และรายละเอียดตู้ให้ชัดเจน หากเขียนผิดหรือสื่อสารคลาดเคลื่อน รถวิ่งผิดจุด… ขาดทุนทันทีครับ2. ใบรับ-ส่งตู้สินค้า (EIR – Equipment Interchange Receipt)
เอกสารสำคัญเวลาคนขับไปรับหรือคืนตู้ที่ลาน (Container Yard) ใช้เป็นหลักฐานยืนยันหมายเลขตู้ (Container No.) และสภาพตู้ว่ามีรอยบุบหรือเสียหายมาก่อนหรือไม่ เพื่อป้องกันการโดนลูกค้าเคลมในภายหลัง3. ใบส่งสินค้า (POD – Proof of Delivery)
นี่คือ “เอกสารทำเงิน” ที่สำคัญที่สุดของบริษัท! เมื่อลูกค้าปลายทางเซ็นรับของเรียบร้อย เอกสารใบนี้ต้องถูกส่งกลับมาที่ออฟฟิศให้เร็วที่สุด เพื่อให้ฝ่ายบัญชีใช้เป็นหลักฐานในการตั้งเบิกเก็บเงินลูกค้า4. ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ (Invoice & Receipt)
เมื่อได้ใบ POD กลับมาแล้ว ฝ่ายบัญชีจะทำการออกใบวางบิลเพื่อส่งให้ลูกค้าตามเครดิตเทอม ซึ่งความยากคือการนำข้อมูลจากใบสั่งงานมาคีย์ซ้ำโดยไม่ให้ตัวเลขผิดเพี้ยนปัญหาคลาสสิกของ เอกสารการขนส่ง แบบกระดาษ
เอกสารทั้ง 4 ใบนี้มักจะอยู่ในรูปแบบ “กระดาษ” ที่สามารถเปียกน้ำได้ สูญหายได้ หรือบางครั้งลายมือคนขับก็อ่านยากจนคีย์ข้อมูลผิดพลาด ผลลัพธ์ที่ตามมาคือ ฝ่ายบัญชีวางบิลไม่ได้ ต้องเสียเวลาตรวจสอบย้อนหลัง ทำให้รอบการรับเงินของบริษัทต้องถูกเลื่อนออกไปเปลี่ยนกอง เอกสารการขนส่ง ให้เป็นระบบดิจิทัลด้วย TTMoC ERP
จะดีกว่าไหม? ถ้าระบบเอกสารทั้งหมดนี้ถูกเชื่อมโยงกันแบบอัตโนมัติบนระบบคลาวด์ระบบ TTMoC ERP ออกแบบมาเพื่อเปลี่ยนความยุ่งยากของงานเอกสาร ให้กลายเป็นข้อมูลดิจิทัลที่ตรวจสอบได้แบบ Real-time:- ระบบ e-POD เซ็นรับผ่านมือถือ: ลูกค้าเซ็นรับของผ่านแอปพลิเคชัน ข้อมูลจะถูกส่งตรงเข้าออฟฟิศทันที ไม่ต้องรอคนขับขับรถกลับมาส่งกระดาษ
- สร้าง Invoice อัตโนมัติ: ฝ่ายบัญชีกดดึงข้อมูลจาก Job Order มาออกใบแจ้งหนี้ได้ทันที ไม่ต้องคีย์ซ้ำ ลดข้อผิดพลาด
- เก็บหลักฐานรูปถ่าย: คนขับสามารถถ่ายสภาพตู้และใบ EIR หน้าลาน อัปโหลดเก็บไว้ในระบบผูกกับงานทริปนั้นๆ ได้ตลอดไป
จัดการเอกสารให้รวดเร็ว วางบิลได้ไว สภาพคล่องไม่สะดุด
ปรึกษาเรื่องการทำระบบ e-POD กับ TTMoC ฟรี!
